Amarant over capaciteitsmanagement en PlanMotion

23 Mrt 2019

“Als het Clientbelang, medewerkerbelang en organisatiebelang wordt bediend en in balans is dan hebben we een optimale personeelsplanning.”

De relatie tussen cliënt, verwant en zorgprofessional staat bij Amarant in alles wat ze doen centraal. Welzijn en geluk staan voorop.
Ingrid Havermans, projectleider binnen Amarant, zegt hierover: “Dit cliëntbelang is ons vertrekpunt en geeft richting aan de wijze waarop wij onze personele capaciteit willen plannen. Onze zorgprofessionals nemen de verantwoordelijkheid om een zo’n goed mogelijk antwoord te geven op de vraag die cliënten aan ons stellen. Om dit te doen hebben onze medewerkers belang bij een personele planning die afgestemd is op de vraag die op hen afkomt, nu en in de toekomst. De dynamiek moet zo goed mogelijk in de planning meegenomen worden en wel op die wijze dat dit een stuk voorspelbaarheid oplevert waardoor personele capaciteit optimaal wordt benut. Dit geeft voor medewerkers rust in de personele planning. Als organisatie willen wij het cliënt- en medewerkerbelang vanzelfsprekend ondersteunen. Een ander belang die wij als organisatie hebben is het geheel betaalbaar houden. Als wij met elkaar hier de balans in vinden en deze balans weten te bereiken door middel van capaciteitsmanagement dan hebben we een optimale personeelsplanning.

Over de aanleiding vertelt Ingrid Havermans het volgende:
“In de praktijk van alledag zagen we een hoog aantal mutaties binnen de operationele roosters. Tevens ontstond er een situatie waarbinnen stuwmeren aan verlof en meeruren ontstonden, er veel ad hoc vragen op ons flex-bureau afkwamen en onder andere door het ad hoc karakter in de operationele planning er een hoge inzet aan uitzendkrachten plaats vond. De medewerkers van Amarant zijn in het belang van onze cliënten zeer flexibel, echter de onrust die in de roosters aanwezig was diende het cliëntbelang niet optimaal en in het kader van duurzame inzetbaarheid van de medewerkers ontstond een onwenselijke situatie. Tevens werd door het ad hoc karakter de operationele planning een (te) dure aangelegenheid.”

Ingrid Havermans over de keuze voor PlanMotion en de implementatie:
“Wij hadden het idee opgevat door goed te kijken naar het proces van operationele personeelsplanning en hier verbeteringen in aan te brengen om de inzet passend bij de (verwachte) vraag naar zorg beter te kunnen laten plaatsvinden en meer rust voor medewerkers te kunnen realiseren. Na onderzoek kwamen we tot een geheel andere conclusie. Een conclusie die ons bracht tot het inzicht dat we veel meer voor het operationele roosterproces moeten zitten en veel meer aan capaciteitsmanagement (ook wel capaciteitsplanning genoemd) moeten doen. Capaciteitsmanagement waarin we de formatie en de niet-cliëntgebonden activiteiten per roosterperiode en een jaar vooruit plannen (dus nog niet roosteren) zodat beschikbare formatie optimaal wordt afgestemd op de vraag naar zorg, ons flexbureau beter weet welke capaciteitsvraag op hun afkomt (meer leverzekerheid door voorspelbaarheid) en aansluiting houdt bij het begrotingsproces, oftewel op voor planners begrijpbare wijze kunnen toetsen of de planning nog binnen de kaders van de vastgestelde begroting past. Niet een eenmalig proces maar een doorlopend en dynamisch proces die richting geeft aan de operationele roosters.”

“In PlanMotion vonden wij de partij die vanuit een nadrukkelijke visie op capaciteitsmanagement en bijbehorende systematiek volledig wist aan te sluiten bij onze visie waarin het vertrekpunt moest zijn: ‘de zorgvraag van onze cliënten centraal’. PlanMotion beschouwt capaciteitsmanagement als een proces waarbij het cliëntbelang, het medewerkerbelang en het organisatiebelang gediend moet worden en zien hun software als een hulpmiddel. Het ondersteunen van de drie belangen is belangrijk voor ons. Naast dat wij het geheel betaalbaar willen en moeten houden streven we ook naar een 8+ voor medewerkertevredenheid. PlanMotion snapt dit goed en heeft hun software ook zo opgebouwd. Een bijkomend voordeel van PlanMotion is de verregaande integratie met ORTEC OWS, de software die wij gebruiken voor onze operationele planning. PlanMotion laat zien het brede spectrum van personeelsplanning te begrijpen. Tevens staan ze nadrukkelijk open voor samenwerking met andere leveranciers.”

“De medewerkers van Amarant zijn vol enthousiasme aan de slag gegaan tijdens de implementatie en hebben zich enorm ingezet voor het behalen van resultaat. Een implementatie met betekenis voor de verschillende onderdelen binnen onze organisatie. Ons enthousiasme en harde werken heeft er ook voor gezorgd dat we te grote stappen wilde nemen en namen. Deze te grote stappen betekende soms een stapje terug. 2019 wordt het jaar van verdieping. Districtsondersteuners van Amarant gaan samen met planners de volgende stap zetten in capaciteitsmanagement. Visie, systematiek en de software van PlanMotion worden steeds verder ingebed in het gehele planningsproces waarbij we de komende jaren de verandering steeds meer en meer kunnen borgen.”

“De samenwerking met PlanMotion is gedurende de implementatie, maar ook daarna, als zeer prettig ervaren. Keer op keer laat PlanMotion zien zich als partner te gedragen. Snel acterend, wat mij betreft een optimale begeleiding tijdens de implementatie en zeer proactief meedenkend gericht op resultaat voor Amarant. Een partij die erop gericht is de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij de praktijk. Een houding die ook tot uiting komt in de wijze en snelheid waarop PlanMotion hun software doorontwikkeld. Ook beschikken ze over veel kennis wat betreft capaciteitsmanagement. Als laatste en niet geheel onbelangrijk: ze komen afspraken na.”

Over Amarant

Amarant helpt mensen met een (verstandelijke) beperking, autisme of niet aangeboren hersenletsel om hun mogelijkheden optimaal te benutten. Met ruim 5000 medewerkers en 1800 vrijwilligers dragen we dag in dag uit bij aan het welzijn en geluk van ruim 6000 cliënten en hun verwanten in heel Noord-Brabant. Naast een breed aanbod aan zorg – begeleiding en behandeling aan huis of met verblijf – biedt Amarant volop mogelijkheden op het gebied van dagbesteding, leren, werken en vrije tijd.

Bij Amarant denken we vooral in mogelijkheden die mensen met een (verstandelijke) beperking, autisme of hersenletsel hebben. Samen met verwanten, medezeggenschap en samenwerkingspartners dragen we bij aan het welzijn en geluk van onze cliënten.

Website: www.amarant.nl

Over PlanMotion

PlanMotion is een softwareleverancier die zich gespecialiseerd heeft in capaciteitsmanagement. PlanMotion levert een systematiek en ondersteunende software voortgekomen uit de dagelijkse praktijk. De vraag naar zorg is in de systematiek en software hét vertrekpunt. De vraag naar zorg wordt vertaald naar benodigde personele capaciteit per jaar, per roosterperiode en per dag. Systematiek en software waarmee PlanMotion er samen met organisaties voor zorgt dat de afgesproken zorg wordt verleend binnen de financiële mogelijkheden die er zijn en er rust en voorspelbaarheid voor medewerkers in personeelsplanning ontstaat.