Onze software voor capaciteitsplanning

Pijn wordt gevoeld in de operationele personeelsplanning

Herken je één of meerdere symptomen, dan is er sprake van een onbalans in personeelsplanning. Een onbalans die een negatief effect heeft op de tevredenheid van cliënten, het geluk van medewerkers en een gezonde bedrijfsvoering. De oplossing vind je in capaciteitsplanning welke bijdraagt aan de totstandkoming van een goed operationeel rooster. Capaciteitsplanning waarbij vraag en aanbod op elkaar worden afgestemd en de verstoringen op het leveren van zorg worden geminimaliseerd. Capaciteit een jaar vooruit plannen. PlanMotion is de specialist in capaciteitsplanning op zowel strategisch als tactisch niveau. Niet achteraf concluderen maar vroegtijdig acteren en anticiperen.

Met de systematiek en software van PlanMotion voorkom je de pijn

PlanMotion ondersteunt met haar systematiek en ondersteunende software jouw capaciteitsmanagement. Capaciteitsmanagement waarmee jij de voorwaarden creëert voor een goede operationele personeelsplanning.

Met de systematiek en software brengt je balans in de benodigde, beschikbare en begrote formatie.

Onze software maakt inzichtelijk wat de (fluctuerende) vraag naar zorg is en de hoeveelheid niet-cliënt gebonden inzet waarmee rekening moet worden gehouden. Je bent in staat (toekomstige) vraag en (toekomstige) aanbod optimaal op elkaar af te stemmen en verstoringen te minimaliseren.

Jouw plan – Jouw strategie

Capaciteitsplanning van PlanMotion begint op het moment dat je de eerste voorbereidingen doet op de begrotingsronde. Gedurende het begrotingsjaar staat de software in voortdurende verbinding met de besluiten uit de begrotingsronde en de vastgestelde begroting. Besluiten die je neemt op basis van het inzicht dat wij jou geven in de benodigde personele capaciteit per team en deskundigheid. Dit zetten wij af tegen de werkelijk beschikbare personele capaciteit. Jij weet waar er een tekort of overschot is van een bepaalde deskundigheid. Een tekort of teveel op basis van het aantal cliënten, inhoud van zorg en (verwachte) niet-cliënt gebonden inzet. Je bepaalt eenvoudig of de gewenste kwaliteit van zorg te bemensen en te financieren is, er besluiten moeten worden genomen omtrent samenwerking tussen teams, acties nodig zijn richting de beschikbare flexibele schil, formatieverschuivingen onderwerp van gesprek moeten zijn of dat aanpassing van het voorgenomen beleid of de kwaliteitsnormen van zorg het benodigde resultaat oplevert.

Van plan naar planning

Jouw vastgestelde strategie vanuit de vastgestelde begroting is nu het vertrekpunt voor de verdere capaciteitsplanning. In de capaciteitsplanning van PlanMotion weet je per week, een jaar vooruit, wat de capaciteitsvraag ten behoeve van de (voorspelde) te leveren zorg is. Jij weet met welke beschikbare formatie aan zorgprofessionals er een antwoord moet worden gegeven en welke niet-cliënt gebonden activiteiten er moeten worden uitgevoerd en hoeveel ruimte daarvoor is overeenkomstig de vastgestelde begroting. Je wordt ondersteund door trendanalyse, forecasting en adviesfunctionaliteit, en in staat gesteld om:

• Te bepalen in welke periode niet-cliënt gebonden inzet het beste kan plaatsvinden
• De beschikbare formatie zo optimaal mogelijk per roosterperiode in te zetten
• Beschikbare personele capaciteit binnen de organisatie efficiënt en doelmatig te gebruiken
• Benodigde flexibele inzet qua uren en kosten goed in te schatten en voorspelbaar te maken

Optimalisatie van de leverzekerheid van jouw flexorganisatie

Je hebt met de software een krachtig hulpmiddel om personele capaciteit op doelmatige wijze te plannen. Deze doelmatigheid wordt verder vergroot door de mogelijkheden die de software biedt om de toekomstige benodigde flexibele inzet per deskundigheidsniveau en per team op basis van roosterperioden te voorspellen. Jouw flexorganisatie als belangrijk organisatieonderdeel, die proactief de eigen beschikbare personele capaciteit kan plannen op de toekomstige capaciteitsvraag van de zorgteams, en niet alleen ad-hoc knelpunten in de personele bezetting oplost. Eén van de middelen die ervoor zorgt dat er minder uitzendkrachten nodig zijn om de vraag naar zorg te beantwoorden.

Voldoet de capaciteitsplanning aan de beleidsdoelen en kwaliteitsnormen van zorg

Planning als spiegel van kwaliteit. Op elk gewenst moment heb je zicht of de capaciteitsplanning, zowel in het verleden, het heden en de toekomst, voldoet aan de gewenste kwaliteit. Kwaliteit op basis van inhoud van zorg en strategische doelstellingen.

Vakantieplanning als onderdeel van de capaciteitsplanning

Voor veel organisaties is de vakantieplanning een arbeidsintensieve en bij tijden stressvolle aangelegenheid. Het komt vaak voor dat vakantieaanvragen via mailtjes of documenten worden afgehandeld, vervolgens in een overzicht per team worden gezet, om beoordeeld te worden op haalbaarheid. Het beoordelen op haalbaarheid is door het missen van overzicht en inzicht en te combineren toetsingscriteria een moeilijk proces. Met onze software bewerkstellig jij rust en grip op jouw vakantieplanning. Medewerkers vragen via het eigen portaal de vakanties aan en volgen makkelijk de voortgang. Zonder een operationeel rooster te hoeven maken is het eenvoudig beoordelen of er gedurende de periodes van vakantieaanvragen nog voldoende formatie beschikbaar is om de gevraagde zorg te leveren, maar zeker zo belangrijk (en misschien nog belangrijker) of er voldoende aantallen medewerkers zijn om het benodigde dienstenpatroon te kunnen bemensen. Mocht nu blijken dat er onvoldoende formatie of medewerkers beschikbaar zijn, dan ondersteunt de software jou in het maken van scenario’s op basis waarvan vakanties doorgang kunnen krijgen. Scenario’s in getal en grafisch weergegeven. Scenario’s die onder andere gebruikt kunnen worden in het overleg binnen het team om te komen tot een gezamenlijk acceptabele vakantieplanning.

Van planning naar operatie

Met capaciteitsplanning creëer je kaders voor het operationele rooster. Kaders op basis waarvan een goed operationeel rooster gemaakt kan worden. Een rooster die ervoor zorgt dat de zorgvraag zo optimaal mogelijk beantwoord kan worden en plaats vindt binnen de kaders vanuit de vastgestelde begroting en beleidsdoelstellingen. Een rooster waarbij verstoringen geminimaliseerd zijn en daarmee voor meer rust zorgt voor medewerkers. Op het moment dat het rooster gemaakt is en klaar om te publiceren, wordt het rooster getoetst aan de capaciteitsplanning. Na acceptatie van het rooster wordt de inzet binnen dit rooster automatisch verwerkt in de capaciteitsplanning. De werkelijkheid van het rooster is meteen zichtbaar en kan beoordeeld worden op het effect voor de toekomst. Jij bepaalt eenvoudig of aanvullende acties binnen de capaciteitsplanning noodzakelijk zijn. Door de integratie met de software van jouw operationele roostersoftware worden wijzigingen gedurende de realisatie van het rooster realtime binnen de capaciteitsplanning van PlanMotion verwerkt.

Naast de capaciteitsplanning op week-niveau vindt er eveneens een vertaling plaats van de zorgvraag naar de benodigde inzet per tijdsinterval, per deskundigheid, per dag: het zogenaamde vraagrooster. Een vraagrooster waarmee je het op de zorgvraag gebaseerde dienstenpatroon eenvoudig vorm geeft.

Analyseren, trends en rapporteren

Met de software van PlanMotion is het eenvoudig analyseren en rapporteren. Uitgebreide analyse- en rapportagemogelijkheden stellen jou in staat de kwaliteit te bewaken en te monitoren. Onze rapportage tooling is volledig geïntegreerd met jouw Excelomgeving.

Eén van de geavanceerde onderdelen van de PlanMotion Capaciteitsplanning Suite is de trendanalyse. De software bevat een rijke hoeveelheid historische en actuele data. De trendanalyse van PlanMotion analyseert de ontwikkelingen en rapporteert dit in herkenbare patronen. Patronen die over zorgvraag, formatie en productiviteit gaan. Patronen die zich in de toekomst door kunnen zetten en als input kunnen dienen voor de capaciteitsplanning en scenarioplanning.

Geautomatiseerde gegevensuitwisseling

Gegevensuitwisseling met jouw cliënt- en roosterapplicatie vindt op automatische wijze plaats. Veranderingen in cliëntaantallen, zorgzwaarte en veranderingen in personele bezetting worden geautomatiseerd verwerkt binnen de software van PlanMotion. Je hebt meteen inzicht in de effecten op vraag en aanbod.

Onze software is zeker geen platte rekentool. Zorgvraagbepaling en capaciteitsbehoefte worden op intelligente wijze vastgesteld. Het komen tot een capaciteitsplanning en daarmee de regie op de balans in het cliënt-, medewerker- en organisatiebelang is een doorlopend en dynamische proces. Je volgt niet de software maar de software volgt jouw proces.

Voorbereid op de veranderende toekomst

De toekomst het komende jaar en het komend jaar voorbij kent zekerheden en onzekerheden. De rol van scenarioplanning is om in te spelen op deze zeker- en onzekerheden. Met de software van PlanMotion ontwikkel jij op eenvoudige wijze verschillende scenario’s over één of meerdere jaren. Elk scenario leidt tot een scenarioplanning met bijbehorende resultaten en analyses die kunnen helpen bij de besluitvorming met betrekking tot de te volgen strategie rondom personele capaciteit en zorgverlening op korte en (middel)lange termijn.

Meerdere scenarioplanningen – strategieontwikkeling

Scenario’s en scenarioplanning is geen voorspelling maar een voorstelling van de toekomst. Een toekomst hoe dit eruit kan zien met haar zekerheden maar ook onzekerheden. Een scenarioplanning op basis waarvan oplossingsstrategieën inzake opleiden, werving en selectie, samenwerking inzet, zorgaanbod en flexibilisering gekozen worden. Oplossingsstrategieën die gericht zijn op het in stand houden van de eigen visie voor de toekomst.

Doordat een scenarioplanning onzekerheden in zich heeft is het goed meerdere scenarioplanningen te maken met elk zijn eigen risico’s en kansen. En omdat het met de software van PlanMotion mogelijk is één of meerdere scenarioplanningen te maken is het verloop van de risico’s en kansen inzichtelijk.