Groei in planning. Stap 3: Gemanaged - Deel 1

De stappen ad hoc, herhaalbaar en gestandaardiseerd in planningsvolwassenheidsgroei, zoals beschreven in de vorige blogs, zijn genomen. Het volgende niveau is Gemanaged. Door de eerdere genomen stappen heeft er een groei in volwassenheid plaats gevonden waarbij vraag en aanbod optimaal op elkaar is afgestemd door gebruik te maken van flexibiliteit binnen en tussen zorgteams, flexpools en externe leveranciers van personele capaciteit. Dit is gecombineerd met een voortdurende integrale toetsing aan de normeringen zoals vastgesteld binnen de begroting.

Scenarioplanning op korte en lange termijn en zorgzwaarte als input voor vraagbepaling en het komen tot bezettingseisen in diensten doen binnen dit niveau van volwassenheid intrede.

De blog over het niveau Gemanaged wordt in 2 delen uiteengezet. Dit eerste deel behandelt de intrede van scenarioplanning.

Scenarioplanning - Voorbereid op de veranderende toekomst

Scenarioplanning als onderdeel van capaciteitsplanning splitst zich op in:

• Scenarioplanning als voorbereiding op de veranderende nabije toekomst (tactisch niveau)
• Scenarioplanning als voorbereiding op de veranderende toekomst het komende jaar voorbij (strategisch niveau)

Scenarioplanning – De nabije toekomst

Scenarioplanning als voorbereiding op de veranderende nabije toekomst (de komende maanden tot een jaar), gaat over het mogelijke effect op de beschikbaarheid en inzet van medewerkercapaciteit per team en deskundigheid als gevolg van (verwachte) veranderingen op zaken die als uitgangspunt hebben gediend voor de actuele capaciteitsplanning. Het geeft antwoord op bijvoorbeeld (niet uitputtende lijst):

• Wat is het effect van de toch vervroegde implementatie van het nieuwe ECD op de beschikbaarheid van de personele formatie ten behoeve van de zorgverlening als gevolg van onder andere de deelname aan werkgroepen, functionele trainingen en overzetten van gegevens van het oude naar het nieuwe ECD?
• Wat betekent de toename van de zorgvraag en een extreme stijging van het ziekteverzuim als gevolg van een virusuitbraak voor de personele bezetting per team en deskundigheid?
• Wat is de impact van het afschalen en/of sluiten van onderdelen van de organisatie in termen van vrijgekomen beschikbaarheid van personele bezetting, waar kan deze ingezet worden op onderbezetting elders en hoeveel uren aan bijvoorbeeld scholing moet er worden gedaan om de vrijgekomen personele capaciteit ook daadwerkelijk elders binnen de organisatie inzetbaar te maken?

De software van PlanMotion stelt je op eenvoudige wijze in staat om vanuit de actuele capaciteitsplanning een scenario op te stellen als voorbereiding op de veranderende nabije toekomst. Enkele voorbeelden van functionaliteit die de gebruiker ter beschikking staat zijn:

• Voorspellingen doen en vastleggen op basis van trendanalyses
• Eenvoudig zaken die leiden tot extra inzet toevoegen zoals interne projecten.
• Het (verwachte) ziekteverzuim met 1 handeling verhogen.
• Geplande trainingen met 1 handeling verlagen.
• Etc.

Het effect op de beschikbaarheid van personele capaciteit binnen een team en binnen de organisatie en de eventuele benodigde interventies worden snel inzichtelijk. Dit inzicht wordt ondersteund met specifieke scenariorapportages.

Scenario’s kunnen te allen tijde worden bewaard en op basis van nieuwe inzichten, ontwikkelingen binnen de organisatie of nieuwe data uit de software worden aangepast om beoordelingen bij te stellen..

Scenarioplanning en strategieontwikkeling – de verdere toekomst

De toekomst het komende jaar voorbij kent zekerheden en onzekerheden. Met behulp van scenarioplanning krijg je hier tot op zekere hoogte grip op. Met de software van PlanMotion maak je scenario’s over één of meerdere jaren met behulp van:

• Trendanalyses
• Input op basis van eigen verwachtingen over onder andere de ontwikkelingen omtrent:
  • De zorgvraag
  • Kwaliteitskaders
  • Formatie zowel het verloop binnen teamformaties (bijvoorbeeld op basis van leeftijd) als formatiewijzigingen door vacatures en opleidingen
  • Arbeidsvoorwaarden

Een scenario wordt automatisch omgezet in een scenario capaciteitsplanning waarbij effecten op beschikbare personele capaciteit op basis van verwachte ontwikkelingen direct inzichtelijk worden. Zogenaamde “wat als”-analyses zijn hiermee mogelijk gemaakt

Meerdere scenarioplanningen – strategieontwikkeling

Scenario’s en scenarioplanning is geen voorspelling maar een voorstelling van de toekomst. Een toekomst hoe dit eruit kan zien met haar zekerheden maar ook onzekerheden. Met behulp van de gegenereerde capaciteitsplanningen op basis van de scenario’s wordt je door de software ondersteund in het vormgeven van de benodigde oplossingsstrategieën inzake opleiden, werving en selectie, samenwerking in personele inzet, zorgaanbod en flexibilisering van arbeid.

Elke scenarioplanning kent zijn eigen risico’s en kansen. En omdat het met de software van PlanMotion mogelijk is één of meerdere scenarioplanning te maken met daarin het verloop over een keten van meerdere jaren en is het verloop van de risico’s en kansen inzichtelijk. Indien er tijdens dit proces zich nieuwe inzichten voordoen (al dan niet gevoed door analyses door de software van PlanMotion) dan pas je ook de scenario’s als onderdeel van strategie ontwikkeling eenvoudig aan.

De volgende blog, deel 2, gaat in op zorgzwaarte als input voor vraagbepaling, het komen tot bezettingseisen in diensten en het mogelijke snijverlies wat hierbij kan optreden maar ook de kansen voor efficiënte benutting gericht op het minimaliseren van dit snijverlies.

Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering

Een uitgebreide presentatie op locatie?

DEMO AANVRAGEN