Auw, mijn rooster doet zeer

De afgelopen periode zijn wij bij diverse zorgorganisaties geweest. Aanleiding voor deze ontmoeting was altijd onvrede rondom en pijn op het vlak van het periodiek roosteren. Enkele zaken die herhaaldelijk naar voren kwamen waren:

• Roosterperiodes met overbezetting afgewisseld met periodes met onderbezetting.
• Afname van zorgvraag waar een toename aan inzet van medewerkers tegenover stond.
• Een stijgende trend in het opbouwen van verlofstuwmeren.
• Flexbureau’s die niet voldoende kunnen leveren op vraag naar capaciteit.
• Hoge mate van inzet van externe medewerkers.
• Er wordt meer geld uitgegeven aan medewerkerinzet dan begroot.

De gedachte die veelal leefde was dat indien er vanuit de Planning & Control cyclus budgetten waren vastgesteld en teamcapaciteit was geformeerd, dit voldoende kader zou bieden om evenwichtig en doelmatig medewerkerinzet gestalte te geven. Medewerkerinzet die op basis van het periodiek roosteren vorm en inhoud krijgt.

Echter, binnen de Planning & Controlcyclus ligt nog een gebied op het vlak van medewerkerinzet, namelijk capaciteitsplanning. In 90% van de gesprekken werd al snel duidelijk dat dit gebied onontgonnen was. Ja, er vond toetsing plaats op medewerkerinzet na realisatie van roosterperiodes. Deze toetsing was achteraf, soms enige maanden na de gerealiseerde roosterperiode. Op het moment dat resultaten van deze toetsing ter beschikking worden gesteld, liggen de gepubliceerde roosters voor de volgende periodes alweer klaar. Tijdig bijsturen is op deze wijze simpelweg niet mogelijk. Toetsing achteraf maakt het onontgonnen gebied in de Planning & Control cyclus niet begaanbaar. Capaciteitsplanning op jaarbasis doet dit wel. Bewust wordt hier niet het woord capaciteitsmanagement genoemd, maar capaciteitsplanning. Capaciteitsplanning in de vorm van een jaarplanning die zijn vorm krijgt op het moment dat vanuit de Planning & Controlcyclus budgetten en teamcapaciteit zijn toegewezen. Capaciteitsplanning die in haar jaarplanning dezelfde karakteristieken kent als een periodiek rooster en daarmee hanteerbaar en toepasbaar is voor medewerkers. Capaciteitsplanning zo ingezet, geeft sturing aan hoe periodieke medewerkerinzet eruit moet zien. Sturing voordat er een rooster gemaakt wordt en het mogelijk maakt om gedurende roostering en realisatie toetsing te laten plaats vinden en eventuele besluiten naar de toekomst vroegtijdig ondersteunt.

Pijn in het rooster wordt meestal veroorzaakt door het ontbreken van capaciteitsplanning. Capaciteitsplanning die haar basis kent in een begrijpbare en toepasbare systematiek.

Wij vertellen u er graag meer over.