Alice in Wonderland
In het bekende sprookje Alice in Wonderland komt Alice op een splitsing aan en kijkt vertwijfeld om haar heen. “Welke kant moet ik op?”, vraagt ze aan de kat die enigszins grijzend haar aankijkt. De kat vraagt waar ze naartoe moet. Alice heeft geen idee. Waarop de kat haar antwoord: “Als je niet weet waar je naar toe moet, maakt het helemaal niets uit welke afslag je neemt”.
De parallel met personeelsplanning is hier snel gemaakt. Bij het maken van periodieke planning zien we veelal een groot scala aan richtingen die invloed hebben op het uiteindelijke resultaat van deze periodieke planning. Wensen van medewerkers bepalen de richting, zorgvraag bepaalt de richting, opleidingsaanbod bepaalt de richting en vragen zoals: “Heb ik als planner de garantie dat ik kan beschikken over voldoende flexmedewerkers?” of “Levert de huidige medewerkerinzet geen problemen op voor de medewerkerinzet in de toekomst?” Voor iedere roosterperiode is er een scala aan richtingen die twijfel teweeg brengt over welke afslag er genomen moet worden.
Volgens de kat maakt het niets uit welke afslag je neemt indien je niet weet waar je heen moet. In de wereld van personeelsplanning zien we veelal de gevolgen van het nemen van een willekeurige afslag. Symptomen als veel inzet van uitzendkrachten, verlofuren die niet worden opgenomen, niet altijd de uren zorg kunnen leveren die gevraagd worden, geen beschikbaarheid van flexkrachten, onrust in de personeelsplanning enz., leiden tot een resultaat met een negatief effect op zorgverlening, financiën en voorspelbaarheid. Het maakt dus wel uit welke afslag je neemt en de juiste afslag moet van tevoren duidelijk zijn.
Personeelsplanning op tactisch niveau of anders geformuleerd: capaciteitsplanning een jaar vooruit gecombineerd met heldere beleidsspeerpunten over de kwaliteit van planning, wijzen de weg. Capaciteitsplanning geeft duidelijke kaders en richtlijnen over hoe de periodieke planning over een maand, maar ook over elf maanden eruit moet zien zodat continuïteit van zorg gewaarborgd is, personeelscapaciteit optimaal wordt benut en rust in personeelsplanning door voorspelbaarheid wordt bereikt. Aanvullend zorgt capaciteitsplanning voor een financieel gezonde bedrijfsvoering.
Overigens kwam er bij Alice ook nog een stukje psychologie om de hoek kijken. Alice was bang de foute keuze te maken en wilde zekerheid over de juiste keuze. Deze angst en onzekerheid werkt verlammend. Wat dat betreft is capaciteitsplanning voor zelfstandig opererende teams een prachtig middel om deze zelfstandigheid op het vlak van periodieke personeelsplanning gemakkelijker te maken.